חברה לשירותים פיננסיים המעסיקה עשרות יועצים ומנהלת מאות פגישות לקוח בחודש נתקלה בקושי גובר בניהול מערך היומנים. ניהול עצמאי של לוחות הזמנים גרם לכפילויות רבות, וחלק מהלקוחות נאלצו להמתין ימים ארוכים רק כדי לקבוע פגישה. מעבר למערכת מרכזית וחכמה קיצר את תהליך התיאום לדקות ספורות והעניק להנהלה שליטה מלאה בנתונים.
האתגר
בכל חודש ניסו נציגי השירות והיועצים לתאם מאות פגישות מורכבות באמצעות שיחות טלפון ומיילים חוזרים ונשנים. בשל היעדר סנכרון מרכזי, פגישות רבות נקבעו בטעות על אותן משבצות זמן, מה שגרר ביטולים מביכים ופגיעה באמינות החברה. לקוחות שביקשו לקבל ייעוץ השקעות או לבחון פוליסות ביטוח נאלצו להמתין לעיתים ארבעה ימים רק כדי לקבל מועד סופי למפגש. מנהלי התפעול ושירות הלקוחות נותרו עיוורים לחלוטין לגבי עומס העבודה האמיתי של היועצים, ללא יכולת לווסת את המשימות בצורה הוגנת ויעילה. חוסר השליטה בקצב הפגישות הוביל לעומס יתר על חלק מהעובדים, בעוד יועצים אחרים נותרו עם יומנים ריקים ופוטנציאל הכנסה לא ממומש.
הפתרון
בחברה הוטמעה מערכת ניהול פגישות מרכזית שמסנכרנת את כל לוחות הזמנים של היועצים תחת קורת גג אחת. כעת, כאשר לקוח מעוניין לקבוע תור, המערכת מזהה אוטומטית את סוג השירות המבוקש ומפנה אותו ישירות ליועץ הפנוי והמתאים ביותר באותו רגע. תהליך הבחירה והאישור מתבצע בצורה עצמאית ומהירה, ומעדכן מייד את יומן החברה מבלי לדרוש מעורבות ידנית של נציג שירות. עם סיום הרישום, המערכת מפיקה ושולחת הודעות אישור ותזכורות אוטומטיות לנייד של הלקוח לקראת המפגש. בנוסף, ההנהלה קיבלה גישה ללוח בקרה דיגיטלי המציג בזמן אמת את עומס העבודה של כלל היועצים ואת קצב הפגישות המתוכננות.
כלים בשימוש
התוצאה
קיצור זמן תיאום הפגישות מימים לדקות ספורות ונראות מלאה על עומס היועצים בארגון
- ביטול מוחלט של כפילויות ביומנים וטעויות אנוש בשיוך לקוחות ליועצים הפיננסיים.
- חלוקת עבודה מאוזנת ויעילה בין עשרות היועצים על בסיס זמינותם האמיתית בשטח.
- ירידה של 40% בשיעור ביטולי הפגישות או אי-ההתייצבות בזכות מערך התזכורות האוטומטי.
- שיפור משמעותי בחוויית השירות של הלקוחות, המקבלים מענה ואישור מיידי לנייד.
עוד מקרי בוחן בתחום ניהול פגישות חכם
גם אתם רוצים תוצאות כאלה?
בואו נבין ביחד מה מתאים לעסק שלכם — בפגישת אפיון ללא עלות וללא התחייבות.
קביעת פגישת אפיון ללא עלות