קליניקת ייעוץ פרטית המופעלת כעסק של אדם אחד התמודדה עם קושי יומיומי בניהול לוח הזמנים. תיאום כל פגישה מול המטופלים דרש החלפת עשרות הודעות מתישות ובזבוז זמן יקר. מעבר לניהול יומן אוטומטי ייצב את סדר היום ופינה שעות רבות בשבוע.
האתגר
המטפלת מצאה את עצמה משקיעה זמן רב בין המפגשים ובשעות הערב המאוחרות רק כדי למצוא משבצות זמן פנויות למטופלים. היעדר מערכת תזכורות מובנית הוביל לביטולים רבים ברגע האחרון, מה שיצר חורים יקרים ביומן שלא ניתן היה למלא מראש. קביעת פגישות חוזרות עבור מטופלים קבועים הצריכה פתיחת יומנים ותיאום ידני מחדש בכל שבוע. הזמן המצטבר שהוקדש ללוגיסטיקה נגזל ישירות משעות הטיפול האפשריות ומזמנה האישי, מה שיצר תחושת עומס קבועה ושחיקה.
הפתרון
בקליניקה הוטמעה מערכת דיגיטלית המאפשרת למטופלים לבחור ולתאם את מועד הטיפול הנוח להם באופן עצמאי. המערכת מסונכרנת באופן מלא ללוח הזמנים האישי של המטפלת ומציגה רק את שעות הפעילות והמשבצות הפנויות באמת. מיד לאחר בחירת התור, המטופל מקבל הודעת אישור אוטומטית לוואטסאפ יחד עם כל פרטי ההגעה וההנחיות לקראת המפגש. יממה לפני הטיפול נשלחת תזכורת נוספת בנייד, המאפשרת למטופל לאשר את הגעתו או לעדכן על שינוי בטווח זמן הגיוני.
כלים בשימוש
התוצאה
ירידה דרמטית של 85% בביטולי הרגע האחרון וחיסכון משמעותי בשעות התיאום
- פינוי של כ-4 שעות שבועיות שהוקדשו בעבר להתכתבויות מתישות ותיאומים מול מטופלים.
- יציבות מלאה בלוח הזמנים ומניעת חורים לא מתוכננים ביומן העבודה של הקליניקה.
- קביעה אוטומטית של פגישות סדרתיות למטופלים קבועים ללא צורך בתזכורת ידנית בכל שבוע.
עוד מקרי בוחן בתחום ניהול פגישות חכם
גם אתם רוצים תוצאות כאלה?
בואו נבין ביחד מה מתאים לעסק שלכם — בפגישת אפיון ללא עלות וללא התחייבות.
קביעת פגישת אפיון ללא עלות