מסנכרון ידני לקטלוג מדויק: עוצרים את ביטולי ההזמנות
ניהול מלאי ורכש ←חנות Ecommerce מצליחה לציוד בית ומטבח, המעסיקה צוות של עשרה עובדים ומנהלת קטלוג של מאות מוצרים, התמודדה עם משבר אמון מול הלקוחות. בשל ניהול מלאי ידני בגיליונות נפרדים, נוצר נתק מוחלט בין מה שהוצג באתר לבין המצב בפועל במחסן. חיבור המלאי הפיזי לחנות האונליין בזמן אמת העניק לצוות שליטה מלאה ומנע עוגמת נפש מהרוכשים.
האתגר
כשהעסק צמח והקטלוג התרחב למאות פריטים, גיליונות האקסל והמחסן הפסיקו לדבר באותה השפה. מוצרים פופולריים כמו סירי בישול או כלי הגשה הופיעו באתר כ"זמינים לרכישה", אך בפועל כבר אזלו מהמלאי הפיזי ימים קודם לכן. המצב הזה אילץ את נציגי השירות להתקשר פעם אחר פעם ללקוחות שכבר שילמו, להתנצל ולביצע ביטולי הזמנות מביכים. חוויית הלקוח נפגעה קשות והובילה לנטישת קונים ולפגיעה במוניטין של החנות. במקביל, הזמנות הרכש מהספקים נעשו בצורה ידנית ורק כשמישהו נזכר לבדוק את המדפים — מה שגרם לעיכובים קשים באספקה ולחוסר יכולת לעמוד בקצב הביקושים.
הפתרון
כדי לפתור את הבעיה מהשורש, הוקמה מערכת ניהול מלאי מרכזית המסונכרנת באופן מלא ובזמן אמת עם פלטפורמת ה-Ecommerce (Shopify API). כעת, כל רכישה באתר מעדכנת באופן מיידי את כמות הפריטים הפיזית במחסן, ולהיפך — ברגע שפריט נגמר במחסן, הוא נחסם אוטומטית למכירה באתר באותו השבריר שנייה. המערכת עוקבת אחר "הקו האדום" של כל מוצר, ומקפיצה התראה אוטומטית בוואטסאפ של מנהל הרכש ברגע שהמלאי מתקרב לאפס. בנוסף, המערכת מייצרת בעצמה הזמנות רכש מדויקות לספקים ושולחת אותן לאישור, ללא צורך בחישובים ידניים מורכבים.
כלים בשימוש
התוצאה
אפס ביטולי הזמנות בגלל חוסר מלאי וירידה דרמטית בזמן הטיפול ברכש
- סינכרון מושלם וזמן אמת בין המחסן הפיזי לאתר, המונע לחלוטין מכירת מוצרים שאינם קיימים.
- חיסכון של 15 שעות עבודה שבועיות לצוות שהוקדשו בעבר לספירות מלאי ידניות ועדכון גיליונות.
- מעבר לרכש פרואקטיבי ומתוזמן מול הספקים, המבטיח שהפריטים המבוקשים ביותר תמיד נמצאים על המדף.
- שיפור משמעותי בחוויית הלקוח ועלייה באחוז הקונים החוזרים בזכות אספקה מהירה ואמינה.
גם אתם רוצים תוצאות כאלה?
בואו נבין ביחד מה מתאים לעסק שלכם — בפגישת אפיון ללא עלות וללא התחייבות.
קביעת פגישת אפיון ללא עלות