חברת הפקה ובידור גדולה המעסיקה עשרות עובדים ניהלה במקביל מספר רב של פרויקטים מורכבים בשטח. השימוש בכלי מדף גנריים שלא התאימו לעולם ההפקה יצר פיזור מידע קשה ופגע בלוחות הזמנים של האירועים. מעבר לפורטל ניהול ייעודי איחד את כל הקצוות והעניק להנהלה שליטה מלאה על המתרחש בזמן אמת.
האתגר
מנהלי הפרויקטים נאלצו לתמרן בין מערכות שונות לניהול תקציבים, מעקב אחר ספקים וחתימה על חוזים מול אמנים. הכלים הקיימים בשוק לא ידעו לדבר בשפת עולם ההפקה, מה שאילץ את הצוותים לבצע השלמות ידניות רבות באקסלים ובקבוצות וואטסאפ. חוסר הסנכרון הוביל לעיכובים קריטיים באישור לוחות זמנים, לכפל הזמנות של ציוד ולחריגות בלתי מבוקרות מהתקציב שהוגדר. מחלקת הכספים התקשתה לקבל תמונת מצב עדכנית על רווחיות כל אירוע, וההנהלה נאלצה לקבל החלטות על בסיס נתונים חלקיים או מיושנים. המצב הזה גרר מתח רב בין צוותי השטח לבין המשרד ועלה לחברה באובדן משאבים יקרים בכל חודש.
הפתרון
עבור החברה פותח פורטל ניהול פנימי מותאם אישית, שנבנה כולו סביב הלוגיקה והצרכים של עולם ההפקה. המערכת החדשה מרכזת את כל הפרויקטים, לוחות הזמנים, חוזי הספקים והתקציבים תחת ממשק ניהולי אחד ונגיש. כעת, כל עדכון של איש צוות בשטח או שינוי בלוח הזמנים משתקף מייד לכל המחלקות הרלוונטיות בארגון. הפורטל מאפשר להנהלה לראות את אחוז ההתקדמות וההוצאות של כל אירוע בזמן אמת, כולל התראות על חריגות צפויות. שיטת עבודה זו ביטלה את הצורך במעבר בין תוכנות שונות והפכה את תהליכי העבודה למובנים ויעילים.
כלים בשימוש
התוצאה
ירידה משמעותית בזמן התיאום בין הצוותים ושקיפות מלאה על כל פרויקט בארגון
- קיצור של 35% בזמן התיאום והעברת המידע בין צוותי השטח לצוותי המשרד.
- שליטה תקציבית הדוקה ומניעה מוחלטת של כפל הזמנות ציוד או תשלומים כפולים לספקים.
- גישה מיידית לכל החוזים והמסמכים הרלוונטיים מתוך כרטיס פרויקט אחד ומרוכז.
- שיפור של 20% ביעילות התפעולית, המאפשר לחברה לנהל יותר פרויקטים במקביל ללא הגדלת מצבת כוח האדם.
עוד מקרי בוחן בתחום פיתוח אפליקציות בהתאמה אישית
גם אתם רוצים תוצאות כאלה?
בואו נבין ביחד מה מתאים לעסק שלכם — בפגישת אפיון ללא עלות וללא התחייבות.
קביעת פגישת אפיון ללא עלות