סוכנות דיגיטל המעסיקה שמונה עובדים ניהלה עשרות פרויקטים במקביל של בניית אתרים, קמפיינים ותוכן. חלוקת המשימות התבצעה בקבוצות וואטסאפ מפוזרות והמנהל איבד שליטה על קצב ההתקדמות ועל עומס הצוות. מעבר לסביבת עבודה מרכזית אחת עשה סדר בלוחות הזמנים ויישר קו מול הלקוחות.
האתגר
כאשר פרויקטים חדשים נכנסו לסוכנות, חלוקת המשימות נעשתה בצורה אקראית והובילה למצב שבו חלק מהעובדים קרסו תחת הנטל בעוד אחרים נותרו פנויים. היעדר תמונת מצב ברורה גרם לכך שלקוחות פנו ישירות לעובדים בנייד, עקפו את הנהלים ויצרו בלגן בניהול הזמן של הצוות. מנהל הסוכנות התקשה לדעת אילו פרויקטים נמצאים בסיכון לחריגה בלוחות הזמנים, וגילה על עיכובים רק כשהלקוחות התלוננו. חוסר התיאום הוביל לוויכוחים קבועים בתוך הצוות, לפספוס של דדליינים קריטיים ולשחיקה של רווחיות הפרויקטים. בסופו של דבר, העסק בזבז שעות יקרות על כיבוי שריפות וניהול שיחות התנצלות מול לקוחות מאוכזבים.
הפתרון
בסוכנות הוקמה מערכת ניהול פרויקטים מרכזית המרכזת את כל המשימות, האחראים ולוחות הזמנים תחת ממשק אחד. כעת, כל עובד מקבל בכל בוקר רשימת משימות אישית וברורה, ומעדכן את סטטוס ההתקדמות בלחיצת כפתור פשוטה. המנהל קיבל לוח בקרה שמאפשר לו לראות את עומס העבודה של כל חבר צוות ולזהות מייד פרויקטים שנמצאים בסיכון לעיכוב. תקשורת הפנים-ארגונית הועברה לערוץ מסודר, המייצר שקיפות מלאה ומונע מהלקוחות להציף את העובדים בהודעות ישירות.
כלים בשימוש
התוצאה
ירידה של 40% בחריגות מלוחות זמנים ושיפור דרמטי בשקיפות מול הלקוחות
- סדר מלא וחלוקת עבודה מאוזנת בין כלל העובדים על בסיס זמינותם האמיתית.
- עצירה מוחלטת של פניות ישירות לעובדים ומעבר להתנהלות מקצועית ומבוקרת.
- זיהוי מוקדם של צווארי בקבוק המאפשר לפתור בעיות בפרויקט עוד לפני שהלקוח מרגיש בהן.
עוד מקרי בוחן בתחום ניהול פרויקטים
גם אתם רוצים תוצאות כאלה?
בואו נבין ביחד מה מתאים לעסק שלכם — בפגישת אפיון ללא עלות וללא התחייבות.
קביעת פגישת אפיון ללא עלות