חברת תעשייה מובילה המעסיקה עשרות עובדים ברצפת הייצור ובמטה התמודדה עם סרבול תפעולי משמעותי בניהול המשאב האנושי. ניהול מבוזר של גיוס, קליטה, הדרכות וחופשות על פני מערכות שונות וגיליונות אקסל פגע ביעילות הארגונית והעמיס על מחלקת ה-HR. ריכוז כלל שלבי מחזור חיי העובד תחת פלטפורמה אחת חסך משאבים יקרים והעניק להנהלה תמונת מצב אמינה בזמן אמת.
האתגר
עם צמיחת הארגון, מחלקת משאבי האנוש מצאה את עצמה מוצפת מדי יום בעשרות פניות שגרתיות של עובדים — החל מבירור יתרת ימי חופשה, דרך הגשת בקשות חריגות ועד לעדכוני שעות ידניים. בשל פיזור המידע בגיליונות נפרדים, הפקת דוחות נוכחות וניהול הדרכות הבטיחות המחייבות הפכו למשימות מייגעות שגזלו זמן ניהולי יקר. במקביל, תהליך גיוס וקליטה של עובדים חדשים לרצפת הייצור נמשך שבועות ארוכים עקב צווארי בקבוק באיסוף מסמכים, תיאום ראיונות ואונבורדינג ידני. המצב הקיים יצר חוסר נראות מוחלט להנהלה הבכירה ולסמנכ"ל התפעול, שלא יכולים היו לנתח את מצב תקן כוח האדם המתוכנן מול הביצוע בפועל בשטח, דבר שהוביל לעיכובים באיוש משמרות קריטיות.
הפתרון
בארגון הוטמעה פלטפורמה מרכזית ומאובטחת המנהלת באופן הוליסטי את כל מחזור חיי העובד — משלב הגשת המועמדות ועד ליום סיום ההעסקה. תהליכי הגיוס והקליטה עברו אוטומציה מלאה: מועמדים חדשים מנותבים בשלבי המיון בצורה מובנית, ומסמכי הקליטה נחתמים ומאומתים דיגיטלית עוד לפני יומם הראשון במפעל. כדי להפחית את העומס על מחלקת משאבי האנוש, הוקם ערוץ שירות עצמי מבוסס WhatsApp API, המאפשר לעובדי השטח להגיש בקשות חופשה, לדווח על היעדרויות ולקבל מידע שגרתי באופן עצמאי ומיידי. המערכת מסנכרנת את כלל הנתונים בזמן אמת ומציגה להנהלה לוח בקרה המשקף את מצבת כוח האדם, עמידה בתקנים ותזכורות אוטומטיות לביצוע הדרכות תקופתיות.
כלים בשימוש
התוצאה
קיצור תהליך הגיוס והקליטה בארגון ב-50% וירידה דרמטית בעומס התפעולי של מחלקת משאבי האנוש
- חיסכון של עשרות שעות עבודה חודשיות למחלקת HR הודות למענה אוטומטי ודיגיטלי לפניות עובדים שגרתיות.
- צמצום זמן קליטת עובד חדש משבועות ארוכים של ניירת לימים בודדים, ללא אובדן מסמכים.
- נראות ניהולית מלאה ובזמן אמת על מצב מצבת כוח האדם מול תקני הייצור, המונעת מחסור בידיים עובדות במשמרות.
- בקרה אוטומטית מלאה על ביצוע הדרכות בטיחות והסמכות מחייבות, המבטיחה עמידה מלאה ברגולציה.
גם אתם רוצים תוצאות כאלה?
בואו נבין ביחד מה מתאים לעסק שלכם — בפגישת אפיון ללא עלות וללא התחייבות.
קביעת פגישת אפיון ללא עלות