חברת Ecommerce מובילה המעסיקה עשרות עובדים מנהלת אלפי עסקאות ומכירות בחודש. נפח הפעילות הגבוה והטיפול הידני בהחזרות וזיכויים הציפו את מחלקת הכספים וגרמו לעיכובים קבועים בדיווחים. המעבר לתהליכי התאמה דיגיטליים ומובנים שינה את קצב העבודה של הארגון והעניק שליטה מלאה על הנתונים הפיננסיים.
האתגר
בכל סוף חודש, צוות הכספים נאלץ להתמודד עם ערימות של נתונים מבוזרים כדי לבצע התאמות בנקאיות וחישובי מע"מ מורכבים. ניהול עמלות הספקים והטיפול הידני בזיכויים ובביטולי עסקאות בתוך גיליונות אקסל נפרדים יצר פתח קבוע לטעויות אנוש יקרות. מנהלי המחלקה בילו ימים שלמים בחיפוש אחר פערים כספיים ואיסוף ידני של מידע ממספר מערכות שונות בארגון. העומס הכבד גרם לכך שדוחות הרווחיות הוגשו באיחור של שבועות, מה שמנע מההנהלה הבכירה לקבל החלטות אסטרטגיות בזמן אמת. חוסר השליטה בנתונים הפיננסיים יצר צוואר בקבוק חריף שהעיק על תזרים המזומנים של החברה וגרר תסכול רב בקרב העובדים.
הפתרון
בארגון הוקמה מערכת אוטומציה פיננסית חכמה שמחברת בין חנות הדיגיטל למערכת ניהול המשאבים המרכזית של החברה. המערכת החדשה מבצעת כעת את ההתאמות הבנקאיות וחישובי המע"מ באופן עצמאי, ומזהה אוטומטית החזרות וזיכויים בתוך שניות. דוחות הנהלת החשבונות והרווחיות מופקים ומסוכמים מעצמם בכל סוף יום, ללא צורך בהקלדה או בריכוז נתונים ידני של הצוות. בנוסף, הוטמע מנגנון התראות מובנה שמציף מייד לחברי המחלקה כל חריגה תקציבית או פער כספי הדורש בדיקה מעמיקה.
כלים בשימוש
התוצאה
צמצום משמעותי בטעויות הפיננסיות וקיצור זמן סגירת החודש ב-60%
- מעבר לביצוע התאמות בנקאיות יומיות ואוטומטיות, ללא צורך בהמתנה לסוף החודש.
- חיסכון של עשרות שעות עבודה שבועיות לצוות הכספים, שעבר להתמקד באנליזה ובתכנון אסטרטגי.
- הפקה מהירה ומדויקת של דוחות מע"מ ודיווחים פיננסיים להנהלה הבכירה ללא עיכובים.
- סנכרון מלא וניהול שקוף של עמלות הספקים והחזרי הלקוחות תחת קורת גג אחת.
עוד מקרי בוחן בתחום כספים וחשבונאות
גם אתם רוצים תוצאות כאלה?
בואו נבין ביחד מה מתאים לעסק שלכם — בפגישת אפיון ללא עלות וללא התחייבות.
קביעת פגישת אפיון ללא עלות