ממענה בין השיעורים לשירות לקוחות על אוטומט
שירות לקוחות אוטומטי ←מנהלת חוג ריקוד המנהלת את העסק שלה לבדה מצאה את עצמה רודפת אחרי עשרות הודעות בוואטסאפ ובאינסטגרם. בזמן שהיא העבירה שיעורים בסטודיו, פניות של לקוחות חדשים הצטברו וזכו למענה מאוחר מדי. הטמעת שירות לקוחות אוטומטי חסכה לה שעות של הקלדה והבטיחה שאף תלמיד חדש לא יתפספס.
האתגר
בכל יום מחדש תיבת ההודעות התמלאה באותן שאלות שגרתיות: "כמה עולה חוג?", "מה הלו"ז של קבוצת הגילאים הזו?", "איפה הסטודיו ממוקם?" ו"איך אפשר לשלם?". כל פנייה כזו דרשה מענה ידני, העתקה והדבקה של קישורים או שליחת קבצים של מערכת השעות. הבעיה החריפה בשעות אחר הצהריים והערב, כשהמנהלת הייתה שקועה בהוראה על רצפת הסטודיו ולא הייתה יכולה לגעת בטלפון. בזמן הזה, לקוחות פוטנציאליים שרצו להירשם לא קיבלו מענה מהיר, איבדו סבלנות ועברו לחפש חוגים אחרים. הניסיונות לחזור לכולם בשעות הלילה המאוחרות יצרו עומס נפשי, פגעו בזמן המנוחה שלה והרגישו כמו מרדף זנב בלתי פוסק.
הפתרון
כדי לעצור את אובדן הפניות, הוקמה מערכת מענה אוטומטית וחכמה המחוברת ישירות לחשבונות ה-WhatsApp והאינסטגרם של החוג. המערכת מזהה מייד את נושא הפנייה ומספקת תשובות מדויקות ומיידיות לגבי מחירים, מיקום, חלוקת גילאים ולוחות זמנים, כולל שליחת קישור ישיר להרשמה או לתשלום. האוטומציה מטפלת באופן עצמאי בשאלות השגרתיות, ומאפשרת ללקוחות לקבל את כל המידע שהם צריכים תוך שניות, גם באמצע הלילה. במקרים שבהם עולה שאלה מורכבת או בקשה מיוחדת, המערכת יודעת לעצור ולהעביר התראה מסודרת למנהלת, כדי שהיא תוכל לחזור אליהם בצורה אנושית ורגועה ברגע שהשיעור מסתיים.
כלים בשימוש
התוצאה
מענה מיידי 24/7 וירידה של 70% בפניות שדורשות טיפול ידני
- חיסכון של כ-5 שעות שבועיות שהוקדשו בעבר להקלדה חוזרת של אותן תשובות שגרתיות.
- מענה מיידי תוך שניות לכל פונה, מה שמנע נטישת לקוחות והגדיל את כמות הנרשמים לחוגים.
- סינון מלא של שאלות בסיסיות, כך שהמנהלת מתערבת ידנית רק עבור מקרים מורכבים או פניות ייחודיות.
- שקט נפשי מוחלט במהלך השיעורים, בידיעה שהעסק ממשיך למכור ולתת שירות גם כשהטלפון בתיק.
עוד מקרי בוחן בתחום שירות לקוחות אוטומטי
גם אתם רוצים תוצאות כאלה?
בואו נבין ביחד מה מתאים לעסק שלכם — בפגישת אפיון ללא עלות וללא התחייבות.
קביעת פגישת אפיון ללא עלות